“End-User Support For A Primary Care Electronic Medical Record: A Qualitative Case Study of A Vendor’s Perspective”

Jurnal yang dibahas disini adalah jurnal Informatics in Primary Care yang diakses dari database Sage Publications pada 6 Mei 2014. Jurnal dengan judul “End-User Support For A Primary Care Electronic Medical Record: A Qualitative Case Study of A Vendor’s Perspective” memaparkan mengenai perspektif vendor dalam memberikan dukungan kepada pengguna Rekam Medis Elektronik (RME) di Puskesmas (Shachak, Barnsley, & Mha, 2012).

Kerangka Logis Penelitian Kasus dijelaskan dengan diagram berikut : (terlampir)

Alasan meneliti :

Dalam penggunaa RME di Puskesmas, pengguna sering mengandalkan vendor untuk memberikan dukungan bagi RME yang mereka jalankan. Namun, sedikit yang diketahui tentang perspektif vendor pada dukungan yang mereka berikan, bagaimana vendor memandang peran mereka, tantangan yang mereka hadapi dan cara mereka menangani masalah.

Perspektif vendor dalam penelitian ini menyebutkan bahwa dalam beberapa hal, vendor merasa kurang optimal memberikan dukungan kepada pengguna RME di Puskesmas karena keterbatasan kontrak perjanjian dan beberapa hal teknis lain.

 

Hipotesis Penelitian

a.       Kemampuan komunikasi intrapersonal staf vendor yang baik mendukung keberhasilan RME

b.      Adanya SDM on call mendukung keberhasilan RME

Pengumpulan Data

Melalui studi kasus kualitatif pada 2010-2011 menggunakan wawancara semi-terstruktur, analisis dokumen dan non-partisipan, pengamatan dalam sesi pelatihan. Persetujuan etika untuk studi ini diperoleh dari etika penelitian dewan dari University of Toronto.

Analisis Pattern Matching

Menggunakan tabel cirri kasus antara dukungan yang seharusnya diberikan oleh vendor kepada pengguna RME di Puskesmas dengan dukungan yang terjadi di lapangan. Cirri kasus yang diangkat mengenai sumber dukungan, lokasi dukungan, dukungan dalam bentuk kegiatan dan dukungan staf vendor. Lebih lengkapnya dalam tabel di bawah ini :

Tabel Perbandingan Ciri Kasus Dukungan Vendor terhadap Pengguna RME di Puskesmas

CIRI KASUS	DUKUNGAN YANG TERJADI	DUKUNGAN YANG SEHARUSNYA
Sumber dukungan	Informal, personal	Formal, impersonal
Lokasi dukungan	Jarak jauh	Di tempat tersebut
Dukungan dalam bentuk kegiatan	1.     Adanya pelatihan dan pendidikan namun di beberapa tempat, pengguna bukanlah orang yang melek IT sehingga susah menggunakan RME dengan baik 2.     Adanya permintaan di luar perjanjian, misalnya mengenai infrastruktur 3.     Dukungan fungsional yang diminta pengguna bisa di luar konteks RME 4.     Dukungan data yang diminta pengguna hingga pada kualitas data	1.    Adanya pelatihan dan pendidikan yang menjadikan pengguna memahami cara penggunaan RME       2.    Hanya sebatas dukungan software   3.    Dukungan fungsional untuk masalah yang timbul dalam penerapan RME saja 4.    Dukungan data hanya sebatas memastikan data masuk secara kuantitas
Dukungan staf vendor	1.     Waktu terbatas karena disesuaikan dengan isi kontrak perjanjian 2.     Pengetahuan beberapa staf vendor kurang bagus. Kekurangan tenaga menyebabkan vendor harus merekrut orang baru dan melatihnya, namun proses adopsi staf baru tersebut tidak secepat yang diperkirakan 3.     Kemampuan komunikasi dan konseling kurang	1.    Tidak terbatas waktu (on call)     2.    Pengetahuan staf vendor bagus               3.    Kemampuan komunikasi dan konseling bagus, sabar dalam menghadapi pertanyaan pengguna

Kesimpulan

Penelitian ini menyoroti kompleksitas dukungan vendor kepada pengguna RME di Puskesmas. Dengan peningkatan adopsi, vendor kemungkinan menghadapi hal yang serupa berupa tantangan kekurangan staf dan peningkatan kemampuan staf dalam pengetahuan teknis dan keterampilan. Untuk menghadapi tantangan tersebut, vendor baiknya mempersiapkan staf yang tidak hanya memiliki pengetahuan teknis yang kuat mengenai sistem, tetapi juga kemampuan komunikasi interpersonal yang baik.

 

Rekomendasi :

1.      Kedua belah pihak antara vendor dan pengguna harus saling mendukung

2.      Beberapa pemecahan masalah terkait penggunaan RME di Puskesmas dapat didelegasikan kepada super-user

3.      Pengguna hendaknya mempertimbangkan untuk mempekerjakan staf TI lokal, setidaknya secara on-call, untuk memberikan bantuan dengan masalah infrastruktur, yang tidak didukung oleh vendor.

4.       Vendor juga hendaknya mempertimbangkan untuk memperluas paket layanan mereka untuk menutupi kekurangan dalam hal SDM yang menangani masalah insfrastruktur.

 

Referensi :

Shachak, A., Barnsley, J., & Mha, C. M. (2012). Refereed paper End-user support for a primary care electronic medical record : a qualitative case study of a vendor ’ s perspective. Informatics in Primary Care, 20, 185–195.

 

--
Nastiti Anggraini Ni'mah, SKM
13/354021/PKU/13801
Minat Sistem Informasi dan Manajemen Kesehatan 2013
Program Studi IKM, Fakultas Kedokteran
Universitas Gadjah Mada