Preparing the Ground for The 'Paperless Hospital': A Case Study of Medical Records Management
in a UK Outpatient Services Department
Patrick Waterson, Yolande Glenn, Ken Eason
International Journal of Medical Informatics 81 (2012) 114-129
1. Alasan Penelitian
Pengelolaan rekam medis dalam layanan kesehatan merupakan bagian utama dari pelayanan pasien yang berkelanjutan. Menyimpan catatan yang benar ke tempat yang benar dengan tepat waktu merupakan salah satu tujuan terpenting dari Bagian Rekam Medis National Health Service (NHS) Trusts di Inggris. Peluang dan tantangan terbesar dari sistem catatan layanan kesehatan saat ini adalah penggunaan Electronic Patient Record Systems (EPRs). Di Inggris, National Programme for Information Technology (NPfIT) berupaya untuk mengimplementasikan sistem catatan layanan kesehatan elektronik pada semua NHS Trust di Inggris. Sehingga peneliti mencoba untuk meneliti sistem yang ada saat ini dalam mengelola rekam medis berbasis kertas pada bagian layanan rawat jalan di Trust Medical Akut NHS dan bagaimana pengenalan EPRs yang akan diterapkan berpengaruh terhadap sistem berbasis kertas ini.
2. Keganjilan
NPfIT ditujukan untuk menyediakan akses elektronik terhadap catatan medis pasien kepada praktisi layanan kesehatan di Inggris melalui pembuatan NHS Care Records Service (NCRS). Diperkirakan bahwa 'pengenalan' NPfIT secara nasional akan menghabiskan biaya £12,4 miliar dan memerlukan staf tambahan yang sangat besar, perubahan praktik kerja dan pelatihan untuk sistem teknis yang perlu diadopsi oleh staf layanan kesehatan. Di seputar perubahan teknologi informasi ini terdapat banyak perubahan politik di Inggris yang berdampak terhadap NPfIT dan NHS secara keseluruhan. Menurut Mark strategi yang diadopsi dalam NPfIT didominasi oleh perspektif politik dan industri IT dan pasien bukan merupakan pusat dari skema ini. Program untuk NPfIT mengharuskan sistem teknis yang predefined dalam jumlah terbatas dimasukkan ke dalam organisasi yang sudah ada di mana ada banyak variasi sistem sosioteknis yang sudah ada yang melayani pengguna dengan permintaan yang berbeda.
3. Pertanyaan penelitian
Bagaimana dampak dari gerakan menuju EPRs terhadap sistem sosioteknis secara keseluruhan?
4. Metode Pengumpulan Data
Penelitian ini dilaksanakan pada sebuah rumah sakit pendidikan besar di West Midlands Inggris dari bulan Oktober 2008-September 2009. 27 wawancara semi terstruktur dilakukan kepada staf yang bertanggung jawab dengan pengelolaan rekam medis. Wawancara difokuskan pada penataan Bagian Rekam Medis dan masalah yang ada saat ini seperti catatan yang hilang. Selain itu, wawancara berisi pertanyaan tentang peran khusus dari supervisor rekam medis dalam administrasi pencatatan, serta jalur dan harapan tentang EPRs secara umum. Data hasil wawancara dianalisis menggunakan perpaduan analisis tematik dan templat serta dikodekan menggunakan konstruk dari model sosioteknik implementasi dan adopsi sistem informasi.
5. Analisis Pattern Matching
Menggunakan tabel ciri kasus antara dampak EPRs yang gagal menuju Paperless dan dampak EPRs yang berhasil menuju paperless.
Tabel Perbandingan Ciri Kasus Dampak EPRs yang gagal menuju paperless dan dampak EPRs yang berhasil menuju paperless.
| Ciri Kasus | Dampak EPRs yang gagal menuju Paperless | Dampak EPRs yang berhasil menuju Paperless |
| Bagaimana mengelola kebutuhan EPRs? | 1.Harapan dan dampak pengimplementasian EPRs tidak realistis, bertujuan untuk proses yang benar-benar 'paperless' hanya dalam jangka pendek. 2. Mengabaikan analisis harapan seperti kebutuhan akan kejujuran dan transparansi terkait dengan pengambilan tindakan saat terjadi sesuatu yang keluar dari jalur yang semestinya. 3. Opsi dan pendekatan terhadap pengimplementasian, serta upaya untuk menyatukan sudut pandang yang ada hanya didominasi oleh perspektif politik dan indutsri IT.
| 1.Harapan dan dampak pengimplementasian EPRs harus realistis, tidak bertujuan untuk proses yang benar-benar 'paperless' dalam jangka pendek. 2. Mengelola harapan termasuk kebutuhan akan kejujuran dan transparansi terkait dengan misalnya pengambilan tindakan saat terjadi sesuatu yang keluar dari jalur yang semestinya. 3. Opsi dan pendekatan terhadap pengimplementasian, serta upaya untuk menyatukan sudut pandang yang ada harus dipertimbangkan dan direncanakan berbasis pelayanan pasien yang lebih baik. |
| Bagaimana keterlibatan pemangku kepentingan? | 1. Keterlibatan pemangku kepentingan tidak terjadi pada berbagai level baik penyedia layanan primer/sekunder nasional, regional dan lokal. 2. Perancang aplikasi berperan penuh tanpa melibatkan pengguna akhir. | 1. Keterlibatan pemangku kepentingan terjadi pada berbagai level baik penyedia layanan primer/sekunder nasional, regional dan lokal. 2. Kolaborasi erat antara perancang aplikasi dan pengguna akhir |
| Bagaimana menganalisis dampak sosioteknis pengguna akhir? | Mengabaikan analisis dampak pekerjaan dari perubahan teknis pengguna akhir sehingga tidak ada pendekatan yang direncanakan untuk mengatasi masalah sosioteknis ke depan.
| Analisis dampak pekerjaan dari perubahan teknis pengguna akhir berkontribusi terhadap dilakukannya pendekatan untuk mengatasi dampak pekerjaan yang bermasalah yang ditemukan pada analisis dampak. |
| Bagaimana ketergunaan sistem EPRs? | 1. Sistem teknis digunakan hanya bergantung pada ketaatan umum pada panduan interaksi manusia-komputer tanpa memahami kebutuhan pengguna yang berbeda dalam konteks tugas yang berbeda. 2. Pengujian prototipe berkelanjutan dengan kelompok pengguna akhir yang berbeda tidak terencana dengan seksama. | 1. Sistem teknis digunakan tidak hanya bergantung pada ketaatan umum pada panduan interaksi manusia-komputer namun juga memahami kebutuhan pengguna yang berbeda dalam konteks tugas yang berbeda. 2. Pengujian prototipe berkelanjutan dengan kelompok pengguna akhir yang berbeda direncanakan dengan seksama. |
| Bagaimana proses evaluasi? | Tidak melibatkan pengalokasian staf yang ditunjuk dan sumber daya lain guna memberikan umpan balik ke publik, staf, departemen/unit, dan pemangku kepentingan. | Melibatkan pengalokasian staf yang ditunjuk dan sumber daya lain guna memberikan umpan balik ke publik, staf, departemen/unit, dan pemangku kepentingan. |
| Bagaimana mendorong dan memastikan kepatuhan melalui kepemimpinan operasional dan menyampaikan hasil yang penting dari EPRs? | 1. Kepatuhan yang dicapai oleh staf layanan kesehatan dengan melihat implementasi EPRs hanya merupakan suatu Proyek IT. 2. Menyampaikan manfaat EPRs yang berlebih-lebihan/tidak realistis dalam hal kualitas dan efisiensi bagi kelompok pengguna akhir. | 1. Kepatuhan yang dicapai oleh staf layanan kesehatan dengan melihat implementasi EPRs sebagai sebuah operasi atau inisiatif perubahan bisnis, bukan proyek IT. 2. Menyampaikan manfaat EPRs dalam hal kualitas dan efisiensi bagi kelompok pengguna akhir tanpa melebih-lebihkan/manfaat realistis. |
| Bagaimana mengoptimalkan manfaat EPRs? | 1. Implementasi dilihat sebagai sesuatu yang berakhir dengan penerapan EPRs saja. 2. Tidak ada pengukuran efektifitas proses dan alur kerja pengguna yang terkena dampak EPRs. 3. Tidak ada penilaian kepuasan pengguna terhadap sistem yang baru untuk tolak ukur Continous Improvement atau perbaikan berkelanjutan. | 1. Implementasi dilihat dalam inisiatif perbaikan jangka panjang yang berkelanjutan dalam organisasi, bukan sesuatu yang berakhir dengan penerapan EPRs saja. 2. Membuat metrik yang dapat digunakan secara teratur untuk mengukur sejauh mana proses kerja dan alur kerja terkena dampak EPRs. 3. Penilaian kepuasan pengguna dengan sistem yang baru untuk tolak ukur Continous Improvement atau perbaikan berkelanjutan. |
6. Kesimpulan
Penelitian membuktikan bahwa ada kebutuhan untuk melihat implementasi EPRS bukan hanya sebagai praktik dalam pelaksanaan sistem teknis, melainkan sebagai proses perubahan sistem sosioteknis yang lebih besar.
7. Rekomendasi
a. Harapan dan dampak pengimplementasian EPRs harus realistis, tidak bertujuan untuk proses yang benar-benar 'paperless' dalam jangka pendek.
b. Keterlibatan pengguna akhir harus diperluas lebih dari pelatihan untuk mencakup kegiatan rancangan teknis bersama, untuk memastikan fitur teknis mendukung tugas yang harus dilakukan oleh pengguna.
c. Analisis dampak pekerjaan dari perubahan teknis dapat memberi peringatan dini ke area yang sensitif dan setelah itu suatu pendekatan terencana dan partisipatif untuk mengatasi masalah ini sangat penting.
d. Pengujian prototipe berkelanjutan dengan kelompok pengguna akhir yang berbeda dan rancangan ulang rilis asli dan masa mendatang perlu direncanakan dengan seksama.
e. Keterlibatan pemangku kepentingan perlu terjadi pada berbagai level baik penyedia layanan primer/sekunder nasional, regional dan lokal
f. Upaya tidak hanya perlu diberikan ke evaluasi sumatif, namun juga evaluasi formatif, agar masalah dapat ditangani tepat waktu dan iteratif.
g. Identifikasi Rumah Sakit yang dapat membantu mengelola dan mendorong sistem yang baru bisa menjadi cara awal yang berguna dalam implementasi. Begitu pula dengan proyek implementasi pilot skala kecil dapat membantu memberikan dampak terhadap pengguna akhir dan meyakinkan mereka akan nilai dari EPRs yang baru, dan pada saat yang sama meminimalkan risiko seperti gangguan praktik kerja dan pemberian layanan kepada pasien.
Roslinda
13/354324/PKU/13866
S2 SIMKES IKM FK UGM
No comments:
Post a Comment